Astea Solutions’ first online team building

In the following case study we are exploring the organizational challenges and particularities of a fully online team building. We have covered the whole process from concept to execution and results. The participants’ feedback reassured us that this first edition was successful even with the minor inconveniences caused by our lack of experience in this field. The “new normal” shaped by Covid-19 motivated us to stay innovative in order to stay connected and to find new ways to maintain the team spirit even remotely. We hope that this 10 minute read will inspire you for your next online team activity. It was a valuable lesson for us and we are excited for the next edition. Many thanks to all the participants for the good time spent together. 🙂


Първият виртуален тиймбилдинг на Astea Solutions


Обстоятелства

Нуждата от виртуални събития дойде съвсем естествено с новия ритъм на живот и работа по време на социално дистанциране. Екипът на Astea премина бързо и безпроблемно към работа от вкъщи, но оставаше да изясним поетапно възможностите за екипни събития и социализиране дори от разстояние.

По план в началото на април се очакваше да търсим съкровище из потайните софийски дебри, а малко преди това да отбележим вътрешно 14-ия рожден ден на Astea. В новата обстановка ни се стори подходящо да съчетаем тиймбилдинг събитие с 14-тата годишнина на Astea: да съберем колегите виртуално и да им отправим няколко предизвикателства по случай рождения ден на компанията.

Цели

Основната цел бе ясна – да се позабавляваме по астейски. И все пак пътят към нея не бе така очевиден. През последните години дистанционната работа набира все повече популярност и провокира екипите да намират нови начини за групови дейности от разстояние. Но форматът на нашето събитие предполагаше ние сами да измислим груповите игри. Затова се появиха и няколко важни въпроса:

  • • Астейците ще имат ли интерес към виртуален тиймбилдинг?
  • • Как ще обвържем игрите с Astea?
  • • По какъв начин ще успеем да ангажираме всички участници?
  • • По какъв начин да формулираме по-нестандартно предизвикателство, което участниците да изпълнят без пряката помощ на компютърни програми?
  • • Събитието ще има ли сплотяващ ефект въпреки разстоянието?


Подход

Първоначално се фокусирахме върху начините, по които да изведем рождения ден на Astea като по-открояваща се тема. Преценихме, че е подходящо да направим състезателен куиз върху истории от кухнята на компанията. Тъй като в този тип игра ветераните астейци имат предимство пред по-новите колеги, решихме да смесим участниците в различни отбори според работния им стаж в компанията. По този начин се надявахме да създадем условия за повече споделяне и сътрудничество между нови и дългогодишни служители.

За другия кръг от събитието си поставихме за цел да измислим предизвикателство, което да е коренно различно от куиза и да раздвижи участниците. Така в една брейнсторминг сесия се зароди идеята за правене на кръгче от ръце в Google Meet.

Обявихме събитието в извънработно време, в петък вечер, с намерението да се вместим в 1 час. Определихме 2 водещи, които да разясняват условията, отговорите и точките в общ конферентен разговор за всички отбори. Очакваше се екипите да решават задачите в отделни стаи и да се връщат към общия конферентен разговор за пояснения. В деня преди тиймбилдинга участниците научиха какво е разпределението по отбори и имаха за задача да намерят време да се синхронизират помежду си и да изградят отборната идентичност: да изберат име и капитан на отбора (pics or it didn’t happen).

Astea's first online team building: The members of team 5ък.
Това например е отбор “5ък”, който отбелязва деня на майстора. 🙂

Използвахме Doodle за записване, Slack за въведение и организация, Google Forms за Астеа куиз, Google Meet за цялото събитие, а в допълнение (някои открихме) и Google Meet Grid View.

Резултати

Успяхме да привлечем 45% от служителите: общо 50 участника, разпределени в 8 отбора. За сравнение, на традиционните тиймбилдинг събития на Astea сме отчитали между 30% и 70% участие. Половината от участниците ни дадоха обратна връзка за преживяването, а отзивите са предимно положителни:

Astea's first online team building: Graph 1 - Overall satisfaction

Като цяло участниците са останали доволни от организацията с изключение на неспазването на обявения часови диапазон, който прекрачихме с 20-30 минути. Дори превключването между много чатове и конферентни разговори е било приемливо.

Предизвикателството за формиране на кръгче от ръце в Meet е прието много добре. Мненията за Astea куиз са по-скоро противоположни. Според отворения въпрос по-голямата част от участниците са научили нови интересни факти за компанията, но дългите пояснения и разкази относно отговорите не са били интересни за всички.

Astea's first online team building: First game - feedback on

Astea's first online team building: Second game - feedback on

По-голямата част от хората смятат, че са имали осезаем принос към отборното представяне:

Astea's first online team building: Participants' self-evaluation on team contribution.

Изводи и предложения

Колегите оценяват груповите занимания като сплотяващи и положителни дори когато се провеждат виртуално. В безпрецедентната ситуация те сами намират разнообразни начини да поддържат екипния дух, като например с cooking challenges, multiplayer drawing games, trivia quiz games и общи стаи за бъбрене. А груповото събитие събра немалко участници с включени камери, което допринесе за усещането, че сме заедно дори от разстояние.

В обратната връзка преобладаваха коментари относно продължителността и броя на игрите. Бяхме приятно изненадани от желанието на колегите да има поне още 1 кръг в програмата. Но според мнозинството е било важно да бъдем точни спрямо обявения часови диапазон, а самите участници са посочили различни начини за подобрение в този план.

В коментарите има предложения както за разделяне на събитието на части, така и за провеждането му в работно време. Това би улеснило организирането на повече и по-продължителни игри без да “крадем” от личното време на участниците. Освен това за по-голямата част от колегите отдалечената работа включва ежедневни конферентни разговори. Следователно сегментирането на събитието и допълнителният игрови кръг биха могли да отговорят на актуалната нужда от повече действие и по-малко приказки. Във формата на нашето събитие, обвързано с историята на Astea, още един кръг щеше да допринесе за търсения баланс между по-новите и дългогодишните колеги.

Участниците ни дадоха и друг ценен съвет: да не ги щадим в оценяването. Според тях състезателните игри с повече наказателни условия са по-ангажиращи. В нашето събитие отборите завършиха с много близки точки, тъй като главният критерий бе изпълнението на задачата. Например, нямаше наказателни точки за закъснели отборни снимки или за “пунктирани” кръгчета от ръце в Meet.

Astea's first online team building:
Почти кръгче от отбор DZVERSKI.


Astea's first online team building:
Почти завършен овал от отбор Петарди.

Организирането и участието в социални виртуални игри несъмнено е предизвикателно начинание, но ние сме щастливи, че имаме възможността да експериментираме и да намираме нови начини за забавление дори от разстояние. Този първи опит ни увери в потенциала на виртуалните екипни събития. Благодарим на всички участници за ентусиазма, усмивките и насоките, в които да работим!